چگونه مدیریت دانش موثر را در سازمان ها پیاده سازی کنیم؟
وقتی می دانید که یک کارمند هر هفته به طور متوسط ??ساعت 7:30 صبح را صرف جستجوی اطلاعات می کند بدون اینکه آن را بیابد (منبع: انجمن اطلاعات و مدیریت)، به سرعت علاقه یک شرکت به راه اندازی فرآیند مدیریت دانش را درک می کنید. سرمایه دانش خود را کنترل کند.
مفهوم مدیریت دانش در سازمان دقیقاً چه چیزی را در بر می گیرد؟ چگونه و با چه ابزاری می توان آن را در شرکت پیاده سازی کرد؟ تمام پاسخ ها در این مقاله!
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش سازمانی (KM) فرآیندی است که هدف آن تبدیل اطلاعات به داده های عملی به منظور ایجاد پایگاه دانش مفید و قابل دسترس برای همه کارکنان است. این سرمایه گذاری دانش جمعی و فردی از طریق اجرای مجموعه ای از فرآیندها و ابزارها برای مدیریت موثر آنها حاصل می شود.
منبع این دانش می تواند این باشد:
· داخلی شرکت این مورد در مورد دانش و مهارت های تجاری و هر چیزی که ایجاد شده است (تحقیق و توسعه، ابزار، حق ثبت اختراع و غیره) است.
· خارج از شرکت آنها به طور قانونی توسط شرکت خریداری شده و مورد استفاده قرار گرفته اند، به ویژه با نظارت بر محیط اقتصادی، فناوری، اجتماعی-فرهنگی و قانونی آن.
اهداف مدیریت دانش
هدف مدیریت دانش سازمانی استفاده از این سرمایه نامشهود دانش برای موارد زیر است:
· مدیریت مهارت ها،
· از تجربیات استفاده کنید،
· ارتقای دسترسی به دانش،
· بهبود ارتباطات داخلی و خارجی و غیره
· مدیریت دانش صریح و ضمنی
دو نوع دانش وجود دارد که یک شرکت می تواند بر روی آنها سرمایه گذاری کند:
· دانش صریح (یا ملموس) که به صورت فیزیکی بر روی کاغذ یا دیجیتال تحقق می یابد. آنها می توانند به شکل حق اختراع، رویه ها، تجزیه و تحلیل ها، طرح ها، خلاصه ها و غیره باشند و می توانند به روز شوند، ذخیره شوند و ارتباط برقرار شوند.
· دانش ضمنی (یا ناملموس) که تمام دانش، مهارت‌ها، شیوه‌های خوب و مهارت‌های ضمنی ذاتی را مشخص می‌کند، که گاهی ناخودآگاه هستند و بنابراین نمایش آنها دشوار است. بنابراین این سرمایه فکری شرکت به صورت تصادفی منتقل می شود و در معرض خطر از دست دادن یا تخریب است.
مسائل مدیریت دانش
هدف اصلی سازمان‌ها وقتی می‌خواهند مدیریت دانش خوب را پیاده‌سازی کنند این است که بتوانند از دانش به‌عنوان شتاب‌دهنده عملکرد استفاده کنند تا مزیت رقابتی کسب کنند و رقابتی‌تر شوند.
مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌کند که به چالش‌های مختلفی که شرکت‌ها با آنها مواجه می‌شوند، به طور مؤثر پاسخ داده شود، به ویژه:
بهبود تصمیم گیری با استفاده از درس های پروژه های گذشته؛
ایجاد انگیزه در کارکنان خود که دانش و تجربه آنها شناخته شده و ارزشمند است، که می تواند انگیزه و احساس تعلق به سازمان ایجاد کند.
· افزایش بهره وری با کاهش قابل توجه زمان بازیابی اطلاعات، استقلال بیشتر و دسترسی به دانش جدید و بهبود کیفیت کار.
· حفاظت از دانش کسانی که شرکت را ترک می کنند با اطمینان از انتقال اطلاعات؛
· تسریع و بهینه سازی یادگیری افراد تازه وارد؛
· به کارمندان به لطف دسترسی آسانتر به اطلاعات، استقلال بیشتری بدهید.
· حفاظت از سرمایه فکری، به منظور اطمینان از انتقال آن و جلوگیری از ناپدید شدن آن؛
با روان‌تر کردن کار مشترک و به اشتراک گذاشتن تجربه و دانش، نوآوری را ارتقا دهید.
چرا و چگونه مدیریت اسناد خود را بهینه کنیم؟
تمام نرم افزارهای مدیریت دانش (KM) را ببینید. مزایای پیاده سازی مدیریت دانش قابل توجه است و واقعاً می تواند عملکرد کسب و کار را افزایش دهد. قبل از شروع، مقیاس چنین پروژه ای را در نظر بگیرید که یک چالش واقعی است.
چالش های تکنولوژیکی و سازمانی برای مبارزه با مقاومت بالقوه در برابر تغییر و جلب تعهد همه کارکنان شرکت، به رهبری قوی از سوی مدیریت و مدیران نیاز است.
اگر هیچ روش واحدی برای اجرای رویکرد مدیریت دانش وجود ندارد، در اینجا چند مرحله ضروری برای راهنمایی شما در این ماجراجویی بزرگ وجود دارد.
مرحله 1: شناخت دانشی که باید محافظت شود
این در مورد انتخاب، از میان انبوه دانش در سازمان شما، آنهایی است که می خواهید حداقل در وهله اول رسمی کنید. نه اینکه برخی از دیگران جالب‌تر باشند، اما مهم است که آنها را با توجه به معیارهای خاص خود (هزینه، سودمندی و غیره) ارزیابی کنید و آنهایی را انتخاب کنید که به بهترین وجه در خدمت استراتژی شرکت هستند.
چنین تحلیلی مستلزم داشتن دید کلی خوبی از فعالیت ها، فرآیندها، کارکنان و ذینفعان است تا بتوان موارد زیر را مشخص کرد:
دانشی که باید محافظت شود، دانش و مهارت های کلیدی که باعث می شود فعالیت ها کار کنند و به خوبی هماهنگ شوند و سرمایه گذاری بر روی آن ها ضروری است. دانشی که باید به منظور بهبود بهره وری کسب شود.
مرحله 2: شناسایی دانش
برای ذخیره دانش، فهرست کردن آن ضروری است. وقتی صحبت از دانش ضمنی می شود، که گاهی ناخودآگاه است، این امر بسیار دشوارتر می شود.
برای انجام این کار می توانید:
· بخش های مختلف و سپس بخش های مختلف را فهرست کنید،
· پروژه های مختلف (تکمیل شده، فعلی و آینده) هر یک از آنها را فهرست کنید،
· شناسایی مهارت‌ها، دانش، فرآیندها، اسناد و سایر دانش‌هایی که انجام این پروژه‌ها را ممکن می‌سازد،
· انجام مصاحبه ها به منظور بیرون آوردن دانش و دانش ناخودآگاه و سپس مفهوم سازی آنها،
· با استفاده از بازخورد از طریق جلسات کاری، طوفان فکری، جعبه پیشنهادات و غیره تکمیل کنید.
??ممکن است مهارت ها، دانش و دانش خاصی قابل مشاهده نباشد یا توسط سطح مدیریتی شناسایی شده باشد. درگیر کردن همه کارکنان یکی از کلیدهای موفقیت برای داشتن دیدی جامع از دانش است.
مرحله 3: رسمی کردن دانش
برای رسمی کردن یک دانش، این در مورد:
· آن را به شکل مناسب نشان دهید که می تواند به صورت نوشتاری (مقاله، راهنما، کتاب مشخصات) یا ترسیم شده (نمودار، نمودار، تصویر، طرح، نقشه) باشد.
· با دسته بندی آن را سازماندهی کنید. ممکن است جالب باشد که اطلاعات را به دسته‌های مختلف طبقه‌بندی کنیم، هدف این است که هر کسی که به آن نیاز دارد قابل یافتن باشد.
· آن را در دسترس قرار دهید، زیرا این همان چیزی است که در خطر است.
ساده‌ترین راه برای انجام این کار استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش است که نشان می‌دهد در هنگام شروع این فرآیند متحد ارزشمندی است. Document360، نرم افزار مدیریت دانش، طیف گسترده ای از ویژگی ها را برای تسهیل ایجاد و رسمی سازی محتوا ارائه می دهد.
این شامل یک ویرایشگر کد نشانه گذاری (زبان نشانه گذاری سبکی است که معمولاً برای ویرایش متن استفاده می شود) برای بهبود و سفارشی کردن اسناد شما: چیدمان، ادغام پیوندها، جداول یا تصاویر. سپس می‌توانید آنها را در دسته‌ها یا پروژه‌های مختلف دسته‌بندی کنید و همچنین از طریق ویژگی جستجوی سریع به آنها دسترسی داشته باشید.
مرحله 4: دانش را به اشتراک بگذارید
این مرحله بسیار مهم است، زیرا در مورد اطمینان از دسترسی هموار به دانش توسط کسانی است که به آن نیاز دارند، به طوری که آنها بتوانند آن را تصاحب کرده و از آن برای انجام ماموریت های خود استفاده کنند. همچنین ضروری است که همه بتوانند دانش خود را به اشتراک بگذارند، چه از طریق مشارکت در اطلاعات موجود (به روز رسانی، تکمیل، تذکر، پیوند با سایر اطلاعات و غیره) و یا با اشتراک گذاری اطلاعات جدید. این بعد مشارکتی است که به یک پایگاه دانش قدرت، ارزش و ارتباط بیشتری می بخشد.
نرم افزار مدیریت دانش با تسهیل تولید محتوا و با یکپارچه سازی ابزارهای ارتباطی برای انتشار آن به اشتراک گذاری دانش کمک می کند.
این مورد Elium است، یک پلتفرم مدیریت دانش مشارکتی، که در آن هر کارمند می تواند هر نوع اطلاعاتی را ایجاد، رسمی، زمینه سازی، ارتقاء و به اشتراک گذاری کند:
یک خبرنامه داخلی و ابزار اطلاع رسانی اجازه می دهد تا محتوای هدفمند مستقیماً به افرادی که برای آنها مفیدتر است تحویل داده شود و تعامل با توانایی اظهار نظر تشویق می شود. یک موتور جستجوی پیشرفته کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه به سرعت اطلاعات مورد نظر خود را برای گرفتن بهترین تصمیمات روزانه پیدا می کنند.
مرحله 5: داده ها را ایمن کنید
دانش سازمان شما با ارزش ترین دارایی شماست، بنابراین مهم است که آن را ایمن کنید. همچنین، مقررات حفاظت از داده های اروپا (GDPR) قوانین سختگیرانه ای را در مورد سطح محرمانه بودن داده های مشتری اعمال می کند که باید از ابتدای پروژه نیز در نظر گرفته شود.