آشنایی کامل با سیستم مدیریت استخدام
سیستم مدیریت استخدام (RMS) مجموعه ای از ابزارهایی است که برای مدیریت فرآیند استخدام طراحی شده اند. این ممکن است مهمترین سیستم منابع انسانی (HR) باشد. استخدام رقابتی است، به ویژه برای داوطلبانی که دارای مهارت های فنی با تقاضای بالا هستند، و باعث علاقه مندی به سیستم های پیچیده استخدام می شود. این سیستم ها برای بهبود کارایی استخدام کنندگان و همچنین جویندگان کار طراحی شده اند.
سیستم های مدیریت استخدام طیفی از اجزا و عملکردها را شامل می شوند. آنها شامل سیستم‌های ردیابی متقاضی برای مدیریت آگهی‌های شغلی و برنامه‌های کاربردی، و عملکردهای نوع مدیریت ارتباط با مشتری برای ارتباط و تعامل متقاضیان هستند. بسیاری از این وظایف خودکار هستند. وظایف معمول، مانند برنامه ریزی تماس های تلفنی و مصاحبه های حضوری، بخشی از کار انجام شده توسط این سیستم ها را تشکیل می دهد.
سیستم های مدیریت استخدام چگونه کار می کنند؟
خط بین RMS و ATS محو شده است، اما RMS عموماً عملکردهای ATS را تکمیل می کند. در جایی که یک ATS در ارسال درخواست‌ها، ردیابی نامزدها و خودکارسازی فرآیند پیشنهاد استخدام عالی است (شکل 1 را ببینید)، یک RMS با کمک به HR برای تعامل با نامزدها، خودکار کردن وظایف دستی اضافی و بهبود تطابق داوطلبان با درخواست‌های باز، چندین گام جلوتر می‌رود. .
برای مثال، RMS علاوه بر ارسال درخواست‌های شغلی آزاد، ارسال درخواست‌ها را در چندین تابلوی شغلی و در رسانه‌های اجتماعی ساده می‌کند.
راهنمای نهایی برای جذب و جذب استعداد
برای نامزدها، RMS ممکن است به آنها اجازه دهد مستقیماً از هیئت های شغلی یا با استفاده از نمایه های خود در پلتفرم هایی مانند لینکدین درخواست دهند.
وظایف سیستم ردیابی متقاضی
عملکردهای پیشرفته تر می تواند شامل سیستم های رتبه بندی باشد که از الگوریتم هایی برای تجزیه و تحلیل نیروی کار کارفرما استفاده می کنند. این فناوری ممکن است به بررسی عملکرد کارکنان، رزومه ها و سایر سوابق برای شناسایی ویژگی های موفق ترین کارمندان یک شرکت نگاه کند. این فناوری‌ها برای جستجوی الگوها در داده‌ها بر تکنیک‌های یادگیری ماشینی تکیه دارند. این فرآیند به سیستم رتبه بندی که کارفرمایان برای انتخاب متقاضیان مصاحبه استفاده می کنند، اطلاع می دهد.
نرم‌افزار استخدام همچنین از فناوری ضد سوگیری برای تجزیه و تحلیل آگهی‌های شغلی استفاده می‌کند تا به عنوان مثال، کلمات و عباراتی را که ترجیح جنسیت را نشان می‌دهند، نشان دهد، که می‌تواند برخی از متقاضیان را دلسرد کند. فناوری ضد تعصب برای استخدام نیز استفاده می شود. به عنوان مثال، یک مدیر استخدام ممکن است از فارغ التحصیلان برخی از دانشگاه ها حمایت کند. این فناوری می تواند این محدودیت را حذف کند و به حفظ تمرکز بر شناسایی متقاضیانی کمک کند که به بهترین وجه شرایط شغلی را برآورده می کنند.
سیستم های مدیریت استخدام نیز دوستانه تر می شوند. متقاضیان ممکن است یک ربات چت را در صفحه شغلی کارفرما ببینند که قادر به مکالمه و پاسخ به سؤالات است و جایگزین بخش سؤالات متداول طولانی و خسته کننده می شود.
سهولت استفاده برای نامزدها نیز یک هدف است. RMS ممکن است بتواند رزومه یک نامزد را تجزیه کند و اطلاعات مربوطه مانند سوابق کاری و تحصیلات را به‌جای اینکه داوطلبان مجبور باشند اطلاعات مربوط به خود را به صورت دستی وارد کنند، استخراج کند. هنگامی که سیستم کمی در مورد یک متقاضی یاد می گیرد، می تواند مشاغل دیگری را پیشنهاد کند که ممکن است با مجموعه مهارت های آنها مطابقت داشته باشد. هدف جذب متقاضی و علاقه مند نگه داشتن آنها است.
سایت منبع سیستم مدیریت استخدام را اینجا دنبال کنید.
ویژگی ها و قابلیت های RMS
مزیت RMS نسبت به ATS این است که بسیاری از کارهای دستی را خودکار می کند و به تیم استخدام کننده اجازه می دهد تا روی کارهایی که ارزش افزوده دارند تمرکز کنند. RMS همچنین به عنوان یک مکان برای تیم استخدام کننده برای مشاهده تمام داده های مربوط به فرآیند استخدام، از جمله درخواست شغل، ارزیابی ها، نظرات، جزئیات نامزد و موارد دیگر عمل می کند.
نمونه هایی از ویژگی ها و قابلیت های RMS شامل موارد زیر است:
· عملکرد سیستم ردیابی متقاضی یکپارچه؛
· تطبیق خودکار نامزدها برای باز کردن درخواست‌ها؛
· ربات های چت برای پاسخ به سوالات معمولی؛
· ویژگی های CRM برای درگیر نگه داشتن نامزدهای واجد شرایط با تیم استخدام؛
· زمان‌بندی خودکار مصاحبه و ادغام با نرم‌افزار تقویم، مانند Microsoft Office 365.
· ادغام با هیئت های شغلی، رسانه های اجتماعی و سایر سیستم های منابع انسانی؛
· گزارش ها و داشبوردهای پیشرفته؛
· الگوهای استاندارد برای نامه ها، ارتباطات و درخواست ها؛
· توانایی گنجاندن استخدام کنندگان شخص ثالث؛
· ردیابی منبع نامزد (ارجاع کارمندان، تابلوهای شغلی و غیره)؛
· امنیت داده ها بهبود یافته است، زیرا تمام اطلاعات در یک سیستم ذخیره می شود.
· یادآوری برای نامزدهای واجد شرایط و اعضای تیم استخدام؛
· قراردادهای استخدامی سفارشی شده با اطلاعات و جزئیات نامزد دریافت شده از درخواست شغل؛
· پشتیبانی از امضای دیجیتال با استفاده از ابزارهایی مانند DocuSign.
· برندسازی بر اساس منطقه یا کشور و بهبود ظاهر و احساس آگهی های شغلی؛ و
· هوش ادغام پشتیبانی از ابزارهای استخدام، مانند ارزیابی و بررسی پیشینه.
مزایای سیستم های مدیریت استخدام
یکی از مزایای اولیه یک RMS توانایی آن در ارائه تمام عملکردهای مورد نیاز یک تیم استخدام در یک برنامه است که نیاز به نرم افزارهای اضافی جذب استعداد و استخدام را از بین می برد. همه چیز از باز کردن درخواست، حفظ تماس منظم با نامزدهای واجد شرایط، ردیابی نامزدها در استخرهای استعداد، و خودکار کردن مراحل در کل فرآیند استخدام (نگاه کنید به شکل 2) در یک برنامه کاربردی موجود است.
مراحل استخدام
RMS همچنین تمام اطلاعاتی را که مدیر استخدام برای تصمیم گیری در مورد استخدام نیاز دارد، ارائه می دهد. این شامل رزومه داوطلب، یادداشت‌های مربوط به فرآیند مصاحبه، فایل‌های اضافی و اطلاعات ارائه‌شده توسط داوطلب، ارزیابی‌های پیش از استخدام، و معیارهای مقایسه بر اساس سایر داوطلبانی است که درخواست داده‌اند. بسته به RMS خاص، این سیستم همچنین ممکن است با به کارگیری فناوری پیشرفته مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، نامزدها را رتبه بندی کند.
یک RMS اغلب با یک برنامه داخلی از همان فروشنده یا فروشنده سیستم اصلی منابع انسانی ادغام می شود. ادغام یک تجربه یکپارچه برای استخدام‌های جدید فراهم می‌کند و تلاش دستی مورد نیاز تیم منابع انسانی برای راه‌اندازی یک کارمند جدید در سیستم منابع انسانی را کاهش می‌دهد.
چه نوع شرکت هایی باید از RMS استفاده کنند؟
شرکت های کوچک اغلب از فرآیندهای بسیار دستی که به ایمیل و صفحات گسترده متکی هستند به یک ATS مهاجرت می کنند. همانطور که فرآیند استخدام به بلوغ می رسد و سازمان رشد می کند، ممکن است بخواهند استخدام خود را به سطح بعدی ببرند و از عملکردهای پیشرفته ارائه شده توسط RMS استفاده کنند.
با این حال، یک RMS اغلب برای سازمان های متوسط ??و بزرگ مناسب است، زیرا هزینه های نرم افزار و پیاده سازی اغلب بیشتر از ATS است. ممکن است هزینه های اضافی برای پیاده سازی ویژگی های پیشرفته، مانند ربات های چت و تجزیه رزومه، وجود داشته باشد. همچنین، تلاش بیشتری از تیم استخدام کننده برای مدیریت عملکرد اضافی مورد نیاز است، که ممکن است برای یک تیم کوچک استخدام دشوار باشد.
یکی دیگر از دلایلی که RMS برای سازمان های بزرگ مناسب است، حجم رزومه های نامزد است. با افزایش تعداد نامزدها، نیاز به فرآیندهای ساده و اتوماسیون نیز افزایش می یابد.
بازار و هزینه های نرم افزار مدیریت استخدام
اکثر محصولات در بازارهای RMS و ATS اکنون مبتنی بر ابر هستند. مزیت استقرار ابری این است که با حذف نیاز به نگهداری تجهیزات رایانه ای که نرم افزار روی آن اجرا می شود، و با مسئول ساختن فروشنده برای کار ایمن سازی داده ها، جلوگیری از هکرها و مدیریت به روز رسانی های نرم افزار، هزینه کل مالکیت را کاهش می دهد.
قیمت برنامه های RMS و ATS به میزان قابل توجهی بر اساس میزان و نوع عملکرد ارائه شده متفاوت است. شرکت‌های کوچک اغلب می‌توانند فرآیند استخدام خود را به طور قابل توجهی با پیاده‌سازی ATS ساده‌سازی کنند، زیرا می‌تواند کارهای روتین را خودکار کند و به سازمان کمک کند از صفحات گسترده و ایمیل دور شود. برای سازمان هایی که میزان قابل توجهی از فعالیت های استخدامی دارند، RMS ممکن است مناسب تر باشد.
با این حال، مهم است که به یاد داشته باشید که هزینه کل نرم افزار RMS، پیاده سازی و برنامه های بالقوه شخص ثالث ممکن است قابل توجه باشد. بنابراین، مهم است که قبل از بررسی محصولات، نیازهای خود را درک کنید تا مطمئن شوید که گزینه هایی را که نیازها و بودجه شما را برآورده می کنند، شناسایی می کنید.
سازمان هایی که به دنبال RMS هستند ممکن است بخواهند فروشندگان ATS را نیز در نظر بگیرند، زیرا برنامه های کاربردی آنها ممکن است بسیاری از ویژگی های RMS را داشته باشند. در واقع، برخی از فروشندگان ممکن است نرم افزار خود را به عنوان ATS به بازار عرضه کنند، زیرا اصطلاحات رایج تر از RMS هستند.
در مورد بازار گسترده تر نرم افزار استخدام، گزینه های متعددی برای انتخاب وجود دارد. بسیاری از فروشندگان مجموعه مدیریت سرمایه انسانی (HCM) نرم افزار استخدامی را ارائه می دهند که شامل RMS است. فروشندگانی مانند Ceridian، Oracle، SAP، UKG (سابقا Ultimate Software و Kronos) و Workday در این دسته قرار می گیرند.