نحوه چیدن استراتژی داشبوردهای مدیریتی
اگر در هر یک از 7 دسته زیر قرار می‌گیرید، یک داشبورد گزارش‌دهی اولیه کافی نیست، شما یک داشبورد استراتژی می‌خواهید:
1. شما نیاز به بینش مدیریت دارید.
شما می دانید که یک گل از دست رفته است، اما نمی دانید چرا.
در حالی که داشبوردهای مدیریتی ابزارهای عالی برای نشان دادن تجزیه و تحلیل داده ها به روش های بصری جذاب هستند، آنها نمی توانند پیشینه را به شما بگویند. اینجاست که بینش مدیریت وارد می شود. بینش چیزی است که مدیران خوب را از مدیران بزرگ جدا می کند. مدیران بزرگ زمینه وسیع تری از داده های گزارش شده توسط داشبوردها را درک می کنند و می توانند آن داده ها را به دانشی تبدیل کنند که تصمیم گیری موثر را هدایت می کند.
بینش مدیریت نه تنها می تواند به شما کمک کند در مسیر بمانید، بلکه می توانید اطلاعات کمی (یک هدف از دست رفته) را با اطلاعات کیفی که آن را احاطه کرده است (هدفی از دست رفته است؛ در اینجا همه بخش های کاری برای آن هدف وجود دارد) افزایش دهید. انجام این مراحل برای اصلاح دوره). با توانایی مدیریت پروژه ها و یادداشت ها در همان مکان نمودارهای خود، می توانید با تمام شواهد خود کار کنید تا بتوانید دوباره ارزیابی کنید، برنامه ریزی کنید و به اهداف آینده برسید.
2. شما به یک سیستم هشدار اولیه نیاز دارید.
تنها چیزی که بدتر از خبر بد است، خبر بد خیلی دیر است. تیم مدیریت شما زمانی که اخبار بد اجتناب ناپذیر است، نیاز به تدارکات دارد. متأسفانه، تا زمانی که رابطه علت و معلولی بین اهداف، اقدامات و ابتکارات خود را درک نکنید، در حالی که به سمت هرج و مرج می‌روید، در حالت واکنشی گیر خواهید کرد.
بهترین داشبورد مدیریتی به شما نشان می دهند که در حال حاضر چه اتفاقی می افتد. اما گاهی لازم است بدانید در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. اینجاست که شاخص های پیشرو وارد عمل می شوند. با متعادل کردن شاخص‌های پیشرو (اندازه‌هایی که به شما در پیش‌بینی مسائل کمک می‌کند) با شاخص‌های عقب مانده (اندازه‌هایی که به شما نشان می‌دهد چه چیزی اشتباه یا درست است)، می‌توانید ببینید چه زمانی شرایط سخت می‌شود و کمی زمان برای برنامه‌ریزی خواهید داشت. و آنها را پیش بینی کنید.
برای اینکه یک سیستم هشدار اولیه کار کند، به پاسخگویی مدیریتی برای شاخص های خود نیاز دارید. شاخص‌های پیشرو و عقب مانده کافی نیستند - شما باید بتوانید به هر دو نوع شاخص نگاه کنید و بفهمید که چه چیزی باعث حرکت آنها در هر جهتی می‌شود، خواه شرایط کلی اقتصادی باشد یا چیزی خاص برای سازمان شما.
3. شما به زمینه نیاز دارید.
اگر تاریخ خود را ندانید، محکوم به تکرار آن هستید.
· "آیا ماه گذشته روی این شاخص قرمز بودیم؟"
· "چرا ما در این ماه در یک مکان هستیم؟"
· "چه تفاوتی در مورد این ماه وجود دارد؟"
· "ما در مورد آن چه کار می کنیم؟"
· "آیا تغییرات ما کمک کننده است؟"
پرسیدن این سوالات ضروری است، اما نمی‌توانید پاسخ‌ها را در گزارش داشبورد خود بیابید. داده های بلادرنگ مفید هستند، اما استراتژی توسط داده های انبوه به همراه تجزیه و تحلیل هدایت می شود. شما به یک نقشه نیاز دارید—یک ابزار یا چندین ابزار که بتواند به شما نشان دهد ماه گذشته کجا بودید، در آن زمان قصد داشتید در مورد آن چه کاری انجام دهید و نتیجه آن. با داشتن یک راهنمای متنی، می‌توانید نقاط مشاجره، موانع و فرصت‌های قبلی را شناسایی کرده و با مهارت بیشتری روی آنها مانور دهید.
ممکن است بتوانید تجزیه و تحلیل برخی از اقدامات خود را به یک تحلیلگر محول کنید، اما این اقدامات باید به اهداف یا اهداف سازمان شما مرتبط باشد. شما نمی توانید تجزیه و تحلیل مورد نیاز برای درک پیشرفت خود در جهت دستیابی به اهداف خود را واگذار کنید - این نیاز به تفکر گسترده و تجربه رهبری دارد.
4. شما به داده های گسترده نگاه می کنید.
نگاه کردن به تصویر بزرگ نیاز به یک لنز خاص دارد. در حین رانندگی، اگر فقط روی چیزی که مستقیماً در مقابل شما قرار دارد تمرکز کنید، در خطر گم شدن کامیونی هستید که می خواهد شما را از کنار ببرد. همین امر در مورد مشاغل نیز صادق است: شما به اطلاعاتی نیاز دارید که از سراسر شرکت شما گردآوری شده باشد، نه فقط از منابع داده ای که فوراً در دسترس هستند (در دفتر، بخش، یا در طبقه شما) تا بتوانید تصویر کاملی از آنچه در آن اتفاق می افتد را ببینید. سازمان شما همان اطلاعاتی که جمع آوری آن در سراسر سازمان دشوار است، سازماندهی استراتژیک در صورت و زمانی که گردآوری شود، می تواند حتی دشوارتر باشد.
داشبوردها ابزارهای مفیدی برای ارائه داده‌های بزرگ هستند—شما می‌توانید قطعات کوچک داده‌ها را به روش‌های مختلف برش دهید و تاس بزنید و همچنان چیزهای جدیدی برای صحبت پیدا کنید. با این حال، بررسی‌های مدیریتی به داده‌های گسترده بستگی دارد - داده‌هایی که در سیستم‌های منبع در سراسر شرکت زندگی می‌کنند، به‌علاوه ایمیل‌ها، بینش‌های مدیریتی، و عوامل دیگر. مهم است که بدانیم داشبورد ممکن است دامنه کافی نداشته باشد. داده های گسترده باید بتوانند به صورت متنی پیوند داده شوند، نه اینکه به طور مستقل ارائه شوند.
برخی از سازمان ها سعی می کنند داشبوردهای متعددی داشته باشند: یکی برای امور مالی، دیگری برای مشتریان یا ذینفعان، یکی برای عملیات و دیگری برای منابع انسانی. این داشبوردهای قطع شده منجر به یک سازمان منقطع می شود زیرا شما مستقل از هر عملکرد تصمیم می گیرید و تصمیمات را برای کل سازمان بهینه نمی کنید.
5. شما باید آیتم های اقدام را ببینید.
چگونه بفهمیم که به تمام تعهدات خود عمل کرده ایم؟ آیا جلسه ای تشکیل داده اید تا در مورد پیشرفت صحبت کنید تا متوجه شوید که یادتان نمی آید در طول مدت کوتاهی به چه تغییراتی متعهد شده اید؟
T جلسه؟ سوالاتی مانند "آخرین بار چه چیزی را متعهد شدیم؟" و "آیا ما به تعهدات خود عمل کرده ایم؟" نمی توان تنها با داشبورد پاسخ داد. چرا؟ موارد اقدام در آنجا ثبت نمی‌شوند. آنها معمولاً در یک سیستم مدیریت پروژه زندگی می کنند یا به سادگی روی کاغذ ثبت می شوند - هیچ یک از این راه ها با قابلیت های داشبورد نمی گنجد. این بدان معناست که پس از جلسه بررسی مدیریت شما، موارد اقدام یا فراموش می شوند یا بررسی نمی شوند.
مهم است که این کارهای ناتمام و یادآوری ها را دست کم نگیرید. آنها مانند شمع‌ها هستند: آیتم‌های اکشن پروژه‌های جدید را تحریک می‌کنند، رفتارها را تغییر می‌دهند و کسب‌وکار شما را در تمام سیلندرها فعال می‌کنند. تیم شما نمی تواند آنها را فراموش کند. بدیهی است که بیشتر کارها خارج از جلسات اتفاق می افتد - به همین دلیل است که باید مطمئن شوید که کاری را که با آن موافقت کرده اید در جلسات بحث استراتژیک انجام می دهید.
منبع: https://www.clearpointstrategy.com/executive-dashboard-examples/
6. شما به پیوند استراتژیک نیاز دارید.
آیا برای دستیابی به اهداف استراتژیک بلندمدت خود در حال پیشرفت هستیم؟ استراتژی باید در هسته هر تصمیم بزرگ تجاری باشد. اما استراتژی یک بازی بلندمدت است – نباید بر اساس نتایج عملیاتی آخرین ساعت، روز یا حتی ماه تغییر کند. داشبوردها برای نشان دادن این معیارهای عملیاتی بلادرنگ بهینه شده اند. در حالی که این اقدامات برای ردیابی حیاتی است، اقدامات استراتژیک یک دیدگاه بلند مدت ارائه می دهد. به عنوان مثال، در حالی که ممکن است یک معیار بر اساس فرمول داشبورد "سبز" باشد، ممکن است برای یک استراتژی بلند مدت "زرد" باشد. تنها با پیوند به استراتژی این امر منطقی است. پیوند استراتژیک به شما جزئیاتی در مورد اینکه چگونه همه قطعات با هم قرار می گیرند، چه چیزی ممکن است اشتباه باشد و چگونه عملکرد را افزایش دهید به شما می دهد - در نهایت به شما کمک می کند به این سوال پاسخ دهید که "آیا ما کارهای درستی انجام می دهیم؟" نه فقط "آیا ما کارها را درست انجام می دهیم؟
راه دیگری برای بیان این موضوع: مطمئن شوید که اهداف شما در کل سازمان، میان بخش‌ها، بخش‌ها و کل سازمان به هم مرتبط هستند. در حالی که شما هدف سازمانی تمرکز فعالیت های خود را دارید، نباید برخی از بخش ها برای گسترش خدمات کار کنند.
7. شما به همسویی سازمانی و پروژه ای نیاز دارید.
آیا پول خود را در دهان خود می گذارید؟ حتی اگر داشبورد خوبی با معیارهای زیبا دارید، باید پروژه ها و بودجه خود را به آن مرتبط کنید تا مطمئن شوید که تلاش و هزینه خود را در جایی که استراتژی خود دارید انجام می دهید. داشبوردها معمولاً زمانی کوتاه می آیند که روی اقدامات متمرکز شوند و کل تصویر سازمان شما را نبینند. به عنوان مثال، یک داشبورد به تنهایی نمی تواند به شما در پاسخ به سوالات زیر کمک کند:
· آیا پروژه های شما با اهداف شما مرتبط است؟
· آیا آنها در مسیر و بودجه هستند؟
· آیا با پروژه به آن چیزی که امیدوار بودید می رسید؟
برای هدف گذاری در سطح بالا (و رسیدن به آن)، باید داده های کمی و کیفی بیشتری نسبت به داشبورد در نظر بگیرید. شما باید به پروژه ها و بودجه خود نگاه کنید و مطمئن شوید که سیستم اندازه گیری شما داستان کامل استراتژی سازمان شما را بیان می کند.
این را در مورد داشبوردهای اجرایی به خاطر بسپارید...
نمونه‌های داشبورد اجرایی قبلی می‌توانند شما را راهنمایی کنند و ایده‌هایی را در مورد نحوه ساختار داشبورد خود ایجاد کنند. هر طور که تصمیم به ادامه دادن دارید، این نکات را در نظر داشته باشید:
· فقط در مورد داده‌های معنی‌داری گزارش دهید که بینش ارائه می‌دهند (معیارها را فقط به این دلیل که می‌توانید ردیابی نکنید).
· داده ها را به روشی مرتبط گروه بندی کنید که زمینه را فراهم کند.
· اهداف عملکرد خود را شناسایی کنید.
· امکان بررسی دقیق اطلاعات را فراهم کنید.
· فرکانس گزارش دهی را بر اساس نوع داشبورد (مثلاً داشبوردهای عملیاتی روزانه در مقابل داشبوردهای استراتژیک سه ماهه) تعیین کنید.
· داشبورد خود را حفظ کنید؛ اجازه ندهید بی ربط یا قدیمی شوند.
· چیزهای بیشتری برای یادگیری در مورد قدرت داشبورد وجود دارد. کاوش کنید که چگونه ClearPoint گزارش‌دهی را با داشبوردها و کارت‌های امتیازی که خود به‌روزرسانی می‌شوند آسان می‌کند.